私文書・公文書の認証手続き

公印確認・アポスティーユ

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日本の私文書・公文書は、そのまま外国に送っても有効かと言えば、応えは「NO」でしょう。

ほとんどの国では、日本での認証手続を必要とします。

翻って、外国発行で日本の役所に提出する場合は、翻訳文の添付で良かったりします。

外国機関からの求めに応じてなので、どの程度の認証が必要なのかは、ケース・バイ・ケースになります。

認証手続きの種類・手順は以下の通りです。

  1. 公証人による外国文認証
  2. 法務局長による公印証明
  3. 外務省による証明(公印確認又はアポスティーユ)
  4. 相手国の大使館や領事館における認証(領事認証)

詳しく見ていきましょう。

私文書・公文書の認証手続き

公証人による外国文認証手続き

  • 面前認証
  • 自認認証
  • 代理人認証

特に重要なのは面前認証です。

作成者が公証人の面前で作成した外国文に署名又は押印した場合に、公証人が署名又は押印に対して証明します。

注意する点は、署名や押印に対しての認証なので、文書の中身、つまり内容に関しての真実性を証明しているわけではないということです。

「この署名は、確かに○○さんが署名しました」と言ってるだけで、「内容が本当です」とは言ってないのです。

外国機関が誰のどのような証明が欲しいかが鍵に。

「公証人の認証では足りません」となれば、次のステップに入ります。

法務局長による公印証明

公証人の所属法務局長による公印証明。

公証人の押印(公印)を証明してもらいます。

外務省による証明

証明できる書類は、公的機関が発行した書類や法務局長による公印証明を経た文書になります。
具体的には、(2)で法務局長に公印証明を受けた文書や戸籍謄本など。
私文書の証明はできません

公的機関が発行した公文書は、原本である必要があります。
公文書のコピーでは証明できません。

公印確認とアポスティーユ

どちらも公文書に対する外務省の証明のことです。

公印確認

日本にある外国の大使館・(総)領事館の領事による認証(=領事認証)を取得するために事前に必要となる外務省の証明です。
外務省での公印確認後、相手国の大使館・領事館で認証してもらう必要があります。

アポスティーユ

ハーグ条約加盟国に提出する場合による、外務省の証明。
「付箋」により証明するところが特徴があります。
原則、領事認証は不要です(ただし、公印確認・領事認証が必要な場合もあるので、事前に相手国の大使館・領事館に確認は必要)

まとめ

戸籍謄本等(公文書)を認証する場合

公的機関→外務省

戸籍謄本等の翻訳文を認証する場合

公的機関→公証役場→法務局→外務省

在職証明書等(私文書)を認証する場合

公証役場→法務局→外務省

先に相手国の機関が、どの認証を求めているかを確認する必要があります。

外務省や相手国大使館・領事館まで足を運ぶ必要が出てくるので、事前に確認をすることをオススメします。
(申請は窓口ですが、受取はレターパックで返送してくれる大使館もあるようです)

公印確認・アポスティーユ



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